Inför en konferens är det mycket som ska planeras. Det handlar både om att plandera själva konferensdelen och deltagarnas fritid på kvällen. Ett talarschema behöver göras för att man ska ha koll på tidsåtgången. Programblad bör delas ut till deltagarna så att de kan se i vilken ordning olika saker ska avhandlas. Talarnas hjälpmedel som laptop, videoprojektor, rollup, skrivbord, mikrofon och ljudanläggning bör kontrolleras för att undvika tekniska missöden.
Aktivitererna utanför själva konferensdelen brukar bestå av en kvällsmåltid. För att alla ska trivas med maten bör deltagarna ha möjlighet att meddela om allergier eller om de inte vill äta en viss typ av mat. Alkoholhaltigdryck bör kompletteras med ett alkoholfritt alternativ för dem som vill avstå alkohol. Det är också vanligt med olika former av artistuppträdanden i samband med konferenser. Se över vilken artist som kan vara lämplig att hyra in för underhållningen på kvällen.
